Szkolenie: Planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym

1 790,00 zł

Cena za 1 os.

Miejsce

siedziba klienta lub sala szkoleniowa (dodatkowa opłata za wynajem)

Czas trwania

2 dni (16 h)

Forma szkoleń

zajęcia teoretyczne + praktyczne

ilość osób

4-12

Zapraszamy na dwudniowe szkolenie z zakresu organizacji i marketingu eventów, podczas którego uczestnicy zyskają kompletne i praktyczne narzędzia do skutecznego planowania, zarządzania i promocji różnych typów wydarzeń. Szkolenie podzielone jest na moduły, które obejmują wszystkie aspekty organizacji eventów – od poznania oczekiwań klienta, przez etap planowania i budżetowania, aż po współpracę z mediami i zarządzanie sytuacjami kryzysowymi. To kompleksowe podejście do tematu, uzupełnione licznymi case studies i warsztatami, sprawi, że każdy uczestnik wyjdzie ze szkolenia z gotową do wdrożenia wiedzą i umiejętnościami. Nie przegap tej wyjątkowej okazji do rozwoju w branży eventowej!

Termin szkolenia

Wyczyść

Dla kogo jest to szkolenie?

Osoby pracujące w dziale marketingu, komunikacji oraz PR, a także menedżerowie i koordynatorzy eventów z firm i agencji, którzy chcą poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności w zakresie organizacji i promocji wydarzeń

Właściciele małych i średnich przedsiębiorstw, którzy samodzielnie zajmują się organizacją eventów, jak również dla osób planujących wejście w branżę eventową

Studenci kierunków związanych z marketingiem, zarządzaniem i komunikacją, którzy chcą zdobyć praktyczne umiejętności i wiedzę z tego zakresu.

Program szkolenia

Dzień 1

8:00-16:00

Wstęp

8:00-09:00

Event – definicja
Event marketing – definicja
Event marketing vs. event management
Cele organizacji eventów
Poznaj swojego odbiorcę, czyli grupy docelowe eventów
Klasyfikacja eventów i ich cele:
- B2B (m.in. kongresy, konferencje prasowe, product launch, netowrking…)
- B2C (m.in. konferencje, wydarzenia lifestyle’owe, wydarzenia w galeriach handlowych, wydarzenia sportowe i kulturalne…)
- B2E (m.in. konwencje, gale, imprezy integracyjne, spotkania okolicznościowe, eventy csr…)
Słownik: branżowe słówka, które warto znać

Wstęp

Oczekiwania klientów – jak im sprostać

09:00-10:15

Prezentacja oferty
Co wpływa na atrakcyjność oferty
Skuteczne badanie potrzeb klienta

Oczekiwania klientów – jak im sprostać

Przerwa kawowa

10:15-10:30

Prezentacja oferty
Co wpływa na atrakcyjność oferty
Skuteczne badanie potrzeb klienta

Przerwa kawowa

Planowanie eventu

10:30-12:30

Planowanie ogólne i szczegółowe eventu (budowanie emocji, modele planowania)
Brief (konstrukcja, przykłady)
Kreatywne budowanie scenariusza

Planowanie eventu

Przerwa obiadowa

12:30-13:15

Przerwa obiadowa

Planowanie eventu

13:15-14:30

Harmonogram
Ewaluacja
Zarządzanie projektem
File klienta – kwestonariusz, raport końcowy, dokumentacja techniczna
Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi
Przykłady ciekawych realizacji – case study

Planowanie eventu

Przerwa kawowa

14:30-14:45

Przerwa kawowa

Planowanie eventu na przykładzie wykresu Gantta – warsztat

14:45-16:00

Planowanie eventu na przykładzie wykresu Gantta – warsztat

Dzień 2

8:00-16:00

Współpraca z podwykonawcami podczas przygotowań i organizacji eventów

8:00-09:00

Wyszukiwanie podwykonawców i sposoby weryfikacji ich kompetencji
Pozytywne i negatywne aspekty współpracy ze stałym podwykonawcę, przypadek artysta)
Sztuka negocjacji warunków

Współpraca z podwykonawcami podczas przygotowań i organizacji eventów

Budżetowanie eventu

09:00-10:30

Polityka budżetowania
Niedoszacowanie, fee
Stawki VAT
Zaliczki
Rozliczanie eventu

Budżetowanie eventu

Przerwa kawowa

10:30-10:45

Przerwa kawowa

Lokalizacja

10:45-11:30

Zasady współpracy
Na co zwrócić uwagę – wizja lokalna
Jak wybrać właściwą lokalizację
Tworzenie menu

Lokalizacja

Fundrasing i współpraca z mediami podczas przygotowań i organizacji eventów

11:30-12:30

Typy sponsorów
Czym należy kierować się w poszukiwaniu sponsora
Konstrukcja listu intencyjnego
Specyfika współpracy z mediami
Patronat medialny
Konferencja prasowa – kiedy jest organizowana, jak zorganizować

Fundrasing i współpraca z mediami podczas przygotowań i organizacji eventów

Przerwa obiadowa

12:30-13:15

Przerwa obiadowa

Komunikat prasowy – konstrukcja, co wpływa na atrakcyjność – tworzenie komunikatu – warsztat

13:15-14:15

Komunikat prasowy – konstrukcja, co wpływa na atrakcyjność – tworzenie komunikatu – warsztat

Prawne aspekty organizacji eventów

14:15-15:00

Ustawy i rozporządzenia
Impreza masowa – sytuacje kryzysowe
Ubezpieczenia, przetargi, ZAIKS
Licencje i pozwolenia
Ochrona danych osobowych
Konstrukcje umowy (element stałe, jakie umowy podpisujemy, case study – co należy ująć w poszczególnych przypadkach)

Prawne aspekty organizacji eventów

Przerwa kawowa

15:00-15:15

Przerwa kawowa

Sytuacje kryzysowe podczas przygotowań i w trakcie eventów

15:15-15:45

Case study – sytuacje kryzysowe

Sytuacje kryzysowe podczas przygotowań i w trakcie eventów

Sesja Q&A

15:45-16:00

Sesja Q&A

Korzyści

Zrozumienie kluczowych aspektów organizacji eventów: Szkolenie pozwoli na gruntowne zrozumienie wszystkich etapów organizacji eventu, od planowania przez realizację po ewaluację.
Nabywanie praktycznych umiejętności: Oferowane są praktyczne ćwiczenia i narzędzia, które uczestnicy mogą od razu zastosować w swojej codziennej pracy.
Efektywne zarządzanie budżetem i negocjacje: Uczestnicy nauczą się, jak efektywnie zarządzać budżetem, jak negocjować z podwykonawcami i co zrobić, aby znaleźć właściwych sponsorów.
Współpraca z mediami: Szkolenie pokaże, jak skutecznie korzystać z mediów do promocji eventu, w tym jak zorganizować konferencję prasową i tworzyć atrakcyjne komunikaty dla mediów.
Unikanie błędów: Dzięki analizie case studies uczestnicy będą wiedzieli, jak unikać typowych błędów i pułapek w organizacji eventów.
Zwiększenie szans na sukces: Szkolenie daje konkretne narzędzia i wskazówki, które zwiększają szanse na pomyślną organizację i przeprowadzenie różnego rodzaju eventów.
Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi: Uczestnicy zdobędą wiedzę o tym, jak zarządzać sytuacjami kryzysowymi przed, w trakcie i po evencie.
Konsultacje z ekspertem: Możliwość zadawania pytań i konsultacji z ekspertem w dziedzinie event marketingu i zarządzania.

Metody szkolenia

Metody nauczania będą kombinacją teorii i praktyki, aby uczestnicy mogli od razu zastosować zdobytą wiedzę w rzeczywistości. Po wybranych modułach teoretycznych przewidziane są interaktywne ćwiczenia i warsztaty, które pomogą uczestnikom zrozumieć i przyswoić omówione koncepcje. Ponadto, szkolenie będzie zawierało analizę case studies i realnych sytuacji z życia, dzięki czemu uczestnicy będą mogli lepiej zrozumieć, jak teoria przekłada się na praktyczne zastosowanie.

Certyfikat

Po szkoleniu uczestnicy otrzymają zaświadczenie potwierdzające udział w szkoleniu, a także materiały szkoleniowe oraz dodatkowe karty pracy.

Trenerzy

Karolina Kord

Każdy moduł szkolenia rozpoczyna się od wykładu teoretycznego, który zapoznaje uczestników z istotnymi zagadnieniami i metodami stosowanymi w digital marketingu, obejmując zarówno indywidualne narzędzia, jak i całościowe podejście do marketingu online. Po wybranych sekcjach teoretycznych, uczestnicy będą zachęcani do praktycznego wykorzystania zdobytej wiedzy poprzez angażujące ćwiczenia i prace warsztatowe.